会社の移転で必要になる手続きを整理｜登記申請や各種届出について
会社を移転する場合、オフィスの引越しと並行して複数の行政機関での手続きも必要です。手続きの種類が多くそれぞれに提出期限も定められているため、事前に全体像をつかんでおくことが重要です。
何をどこで行う必要があるのか、ここで整理していきますのでぜひ参考にしてください。
法務局への本店移転登記
会社の住所（本店所在地）は法務局の登記簿に記録しなければならない重要な情報です。
そして本店を実際に移転したときは、「本店を移転した日から2週間以内」に法務局で本店移転登記を申請しなければなりません。これは法律上の義務であり、期限を超過するとペナルティとして代表者に100万円以下の過料が科されるおそれもあります。
定款変更の必要性を確認しよう
本店移転登記の手続きは「定款を変更する必要があるかどうか」で異なります。
定款の本店所在地の記載が「東京都渋谷区」のように最小行政区画（市区町村）までであって、同一市区町村内の移転であれば、定款変更は不要です。
一方、市区町村をまたぐ移転では定款変更が必要ですので、株主総会の特別決議（議決権を行使できる株主の議決権の過半数を持つ株主が出席し、出席した株主の議決権の2/3以上の賛成）を得なければなりません。
また、取締役会設置会社では定款変更の決議（株主総会）とは別に、移転先の具体的な住所や移転日を決定する取締役会の決議も必要です。
登記完了後の各機関への届出
本店移転登記が完了したら、続いて税務・社会保険・労働保険関連の届出を進めていきます。
多くの手続きで「履歴事項全部証明書（登記事項証明書）」の提出を求められるため準備しておきましょう。
税務署への届出
本店所在地の変更は納税地の変更にあたるため、移転前の所轄税務署に「異動事項に関する届出書」を速やかに提出します。
様式（国税庁HP）：https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/hojin/010705/pdf/005-1.pdf
※明確な期限の定めはなく、「異動等後速やかに」とされている。
また、従業員を雇用している会社なら「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」も移転から1ヶ月以内に提出しなければなりません。
様式（国税庁HP）：https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kobetsu/hojin/010705/pdf/008-1.pdf
都道府県税事務所・市区町村への届出
地方税については、移転前の都道府県税事務所と市区町村に異動届出書を、都道府県外への移転の場合は移転先の都道府県税事務所と市区町村に法人設立設置届出書を提出します。
届出書の様式や提出期限は自治体によって異なるため、各自治体のWebサイトなどで確認が必要です。
年金事務所への届出
健康保険・厚生年金保険に加入している場合、「健康保険・厚生年金保険 適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」を提出します。
提出先は変更前の事業所を管轄する年金事務所で、移転の事実が発生した日から5日以内に対応しましょう。
労働基準監督署・ハローワークへの届出
従業員を雇用している場合、移転の翌日から10日以内に次の届出も必要です。
- 労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を提出
- ハローワークへ「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出
許認可を受けている場合の手続きも要確認
業種によっては、許可・認可の根拠法令に基づいて行政機関への変更届が別途必要になる可能性があります。
たとえば建設業の許可を受けている会社であれば、建設業法に基づき、本店や営業所の所在地などに変更があった日から30日以内に、都道府県知事または国土交通大臣に変更届を提出しなければなりません。
ほかにも、飲食業（食品衛生法）、宅地建物取引業（宅建業法）など、業種ごとに手続きの内容と期限が定められています。自社に関連する許認可についてはあらかじめチェックし、移転前に届出先や期限も確認しておきましょう。
手続きの漏れに注意
会社の移転に伴い多くの種類の手続きが発生します。まずは会社としての意思決定を行うために取締役会や株主総会での決議。そして法務局での登記申請が欠かせません。
登記に関しては司法書士の専門領域ですし、下記届出やそれらに関わる専門家との連携も可能ですのでお気軽にご相談ください。
《 移転後に発生する主な届出と期限 》
- 社会保険に関して、5日以内に年金事務所へ届出
- 労働保険や雇用保険に関して、10日以内に労働基準監督署・ハローワークへ届出
- 税務に関して、速やかに税務署へ届出
※給与支払事務所等の届出については1ヶ月以内に対応。
※地方税に関しては各自治体への届出も必要 - 許認可に関して、業種に応じた届出を行う
期限の短い手続きが複数重なるため、移転が決まったら早めに準備を進めることが重要です。
